В Дальневосточном федеральном университете с нуля разработали специальное мобильное приложение для абитуриентов
Поэтапная цифровизация бюджетных процессов Дальневосточного федерального университета позволила выйти на новый уровень и сделать следующий важный шаг — организовать в электронной среде приемную кампанию, сообщили журналу «Дальневосточный капитал» в ДВФУ.
В 2019 году специалисты ДВФУ проделали большую работу по цифровизации образовательного и управленческого процессов в университет, создали цифровое портфолио учащихся и перевели процедуру конкурсного отбора на должности профессорско-преподавательского состава в электронную среду. Продолжая цифровизацию учебного блока, в университете внедрили возможность подачи абитуриентами документов на поступление в электронном виде.
«Конечно, в 2019 году мы не знали, что в 2020 году будет пандемия коронавируса, но уже тогда решили развивать направление электронной подачи документов для удобства всех участников процесса. Ставились принципиальные задачи сделать приемную кампанию доступной. Мы живем в цифровом мире, и студентам сегодня хотят подать заявление максимально быстро и просто. Университет также заинтересован в этом для привлечения максимального числа учащихся», — отмечает проректор по цифровой трансформации ДВФУ Николай Заривной.
В Дальневосточном федеральном университете с нуля разработали специальное мобильное приложение для абитуриентов и усовершенствовали портал на сайте ДВФУ, с помощью которых можно подавать документы в электронном виде.
Поступающий в университет имеет возможность скачать бесплатное мобильное приложение «Абитуриент ДВФУ» в AppStore или Google Play. Для подачи заявления абитуриенту необходимо загрузить в приложении сканы требуемых документов и заполнить персональную анкету. После этого потребуется скачать сформированное заявление и проверить корректность заполнения данных. В приложении будущий студент вносит информацию о набранных на ЕГЭ баллах, а также выбирает направлении обучения и специализацию, платную или бюджетную форму образования, на которую он претендует.
Разработчики приложения «Абитуриент ДВФУ» максимально упростили процесс подачи документов. Например, предусмотрена возможность «подписать» заявление непосредственно в приложении, сфотографировав свою подпись — система автоматически вставляет ее в документ. Кроме того, абитуриент может отслеживать электронные списки на поступление на выбранную специальность. Система в реальном времени уведомляет пользователя об изменениях в рейтингах поступающих. Аналогичный механизм действует и при подаче документов через портал на сайте ДВФУ.
При выборе вуза абитуриент должен подать согласие на поступление в один из них. Это можно сделать в мобильном приложении «Абитуриент ДВФУ».
Загруженные через приложение сканы документов автоматически поступают на портал приемной кампании, где членами приемной комиссии модерируются все поданные заявления. Если абитуриент проходит отсев по рейтингу, данные о нем вносятся в приказ о зачислении, и информация поступает в единую электронную систему на базе 1С: Университет.
В 2019 году ДВФУ уже начал принимать документы на поступление в электронном виде, не исключая возможности очной подачи в случае, если абитуриент приходит лично. С 2020 года на фоне пандемии механизм удаленной подачи документов был расширен, и их начали принимать только в электронной форме. Таким образом, приемная кампания в ДВФУ стала максимально цифровой, отмечает Николай Заривной.
Ранее в глобальную систему был внесен массив данных о нагрузке и контингенте — студентах и сотрудниках. Это позволило в 2019 году продолжить работу над другими сервисами университета. В том числе в конце того года была запущена электронная пропускная система.
«Ранее пропуска были не систематизированы, не было цифровой базы с фото. Первокурснику для получения пропуска нужно было пройти много инстанций, в каждую службу отдельно приносить фотографию. И в 2019 году специалисты на базе Личного кабинета разработали систему: были указаны точки, куда, получив уведомление и расписание, можно прийти, сделать фото и забрать в дальнейшем электронный пропуск», — рассказывает Николай Заривной.
По его словам, в 2020 году такая система оформления электронных пропусков решила задачу минимизации личного взаимодействия на фоне пандемии.
Вся необходимая информация тогда была собрана для дальнейшего цифрового развития пропускной системы. Сейчас специалисты работают над второй ее частью: верификацией пропусков на входе в здания с помощью специальных считывателей QR-кода. Код формируется индивидуально на основе учетной записи студента или сотрудника вуза. При считывании отображается информация о том, возможен ли пользователю доступ на конкретный объект. В перспективе система при считывании QR-кода будет оповещать о возможных нарушениях для оперативной реакции службы охраны.
Собранная в процессе внедрения электронных пропусков информация сейчас в том числе используется в работе системы распознавания лиц с помощью видеонаблюдения. Видеокамеры, расположенные по всей территории кампуса ДВФУ, распознают человека с помощью загруженных в систему данных о нем.
Таким образом, в 2019 году специалисты ДВФУ запустили цифровую приемную кампанию и разработали мобильное приложение для подачи документов от абитуриентов в электронном виде, упростив этот процесс для поступающих и менеджмента университета. Кроме того, была внедрена система электронных пропусков, которая позволила в 2020 году минимизировать взаимодействие с контингентом при оформлении пропускных документов.
Далее специалисты вуза разработали мобильное приложение для участников международной образовательной программы из стран БРИКС, которая проходила в ДВФУ в феврале — июне 2020 года. Впоследствии приложение, которое помогало иностранным гостям ориентироваться в кампусе, было доработано и расширено для использования всеми студентами и сотрудниками университета. Кроме того, в 2020 году на фоне введения ограничений из-за коронавируса начался переход на цифровую систему обучения.
Этапы цифровизации ДВФУ:
- шаг первый — трансформация бюджетных процессов;
- шаг второй — трансформация образовательной деятельности;
- шаг третий — электронные сервисы для студента;
- шаг четвертый — электронное портфолио и закупки;
- шаг пятый — электронное поступление.
Деловой журнал ДФО «Дальневосточный капитал».
